12 คำถาม เพื่อการบริหารเวลาและพลังชีวิต

ในหลักสูตร การบริหารจัดการเวลา ผมจะเริ่มต้นถามผู้เรียนด้วย 12 คำถาม ดังนี้

1. บทบาทในงานปัจจุบัน คือ อะไรบ้าง
2. Wellbeing 3 ด้านที่ต้องการใส่ใจเพิ่ม คือ อะไร
3. เป้าหมายในข้อ 1-2 คือ อะไรบ้าง
4. เป้าหมายไหน สำคัญที่สุด หรือตรงกับ Purpose
5. อะไรบ้าง ที่จะทำให้เกิดขึ้นในสัปดาห์นี้
6. จัดสรรเวลาในสัปดาห์นี้อย่างไร
7. บริหารพลังชีวิตอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ
8. ถ้าภาระงานล้นมือ จะทำอย่างไรได้บ้าง
9. จะมอบหมายงานอะไร แค่ไหน ให้ใครทำแทนได้
10. ความเชื่ออะไรที่ฉุดรั้งการลงมือทำมาเนิ่นนาน
11. ก้าวเล็ก ๆ เพื่อความเป็นไปได้ใหม่ ๆ คือ อะไร
12. แรงจูงใจจากภายในของเรา คือ อะไร

จากนั้น ผมจะเริ่มเจาะลึกไปทีละข้อ เพื่อให้ผู้เรียนตอบได้ลึกขึ้น ตรงใจของตัวเองมากขึ้น เพื่อให้เกิดทักษะในการบริหารจัดการเวลา และการบริหารจัดการตนเองไปด้วยพร้อมกัน

ในบทความนี้ผมจะหยิบยกบางส่วนในหลักสูตร มาแบ่งปัน ซึ่งเมื่อมีการกล่าวถึงเรื่องการบริหารจัดการเวลา เรามักจะมีการพูดถึงการแบ่งงานเป็น 4 กลุ่ม ด้วยแกน 2 แกน แกนหนึ่งคือ งานสำคัญหรืองานไม่สำคัญ และอีกแกนหนึ่งคือ งานเร่งด่วนหรืองานไม่เร่งด่วน เมื่อตอบคำถามทั้ง 2 คำถามนี้ งานก็จะถูกแบ่งเป็น 4 กลุ่ม 

สรุปคร่าว ๆ ได้ดังนี้

🔴 ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน ให้ตัดทิ้งหรือผัดไป

🟡 ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน ใช้ระบบหรือคนอื่นช่วย

🔵 สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน ให้วางแผนจัดลงตาราง

🟢 สำคัญ และ เร่งด่วน ให้ลงมือทำ

หลังจากที่ผมได้ทดลองทำตามนี้ ก็พบว่าใช้ได้ดี โดยเฉพาะช่วงที่มีโปรเจคระยะยาว ๆ เช่น ตอนทำวิจัย, เขียนหนังสือ, certify โปรแกรมพัฒนาตนเอง และเป็นช่วงที่ไม่มีงานสำคัญที่เร่งด่วนมากเกินไป แต่สำหรับในช่วงเวลาที่มีงานสำคัญและเร่งด่วนมาก ๆ เช่น การประชุม การออกแบบหลักสูตร และการจัดฝึกอบรมที่มีอย่างต่อเนื่อง ผมพบว่าช่องว่างเล็ก ๆ ระหว่างทางมีความสำคัญมาก ๆ

ช่องว่างเล็ก ๆ นั้นก็เช่น การกินอย่างมีสติ การดื่มน้ำอย่างผ่อนคลาย การเดินด้วยลมหายใจที่สบาย การลุกยืนแล้วยืดเหยียดช้า ๆ เพื่อปรับผ่อนอารมณ์ เป็นต้น ในช่วงเวลาแบบนั้น การบริหารจัดการเวลาแบบ 4 กลุ่ม เริ่มกลายเป็นภาระ จนในที่สุด ผมก็เลือกที่จะไม่ทำ เพื่อเพิ่มความผ่อนคลายในตัวเอง เอาเวลาไว้พัก และสังเกตพลังงานตัวเองแทน อาจกล่าวได้ว่า ผมเลือกที่จะเปลี่ยนจาก การบริหารเวลา มาเป็นการบริหารพลังงานตนเอง

การบริหารจัดการพลังงานตนเองเป็นอย่างไร 

มันคือการอาศัยช่องว่างเล็ก ๆ ระหว่างวัน สังเกตร่างกายตัวเอง ว่ามีอาการเคร่งตึงตรงไหน จากนั้นเราก็ผ่อนคลายด้วยความใส่ใจ ไม่เพียงแค่บิดขี้เกียจตามสัญชาตญาณเท่านั้น แต่เพิ่มความรู้เนื้อรู้ตัวเข้าไปด้วย สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เป็นเพียงวิธีการที่ต้องทำเพื่อผลลัพธ์อะไร แต่ผมมักจะสัมผัสถึงความสุขในระหว่างที่ทำด้วย

ถึงแม้ช่วงที่งานเยอะ จะรู้สึกว่ามีเวลาน้อย แต่มันก็จะมีบางครั้ง ที่งานชุดใหญ่เสร็จสิ้นลง "นี่เรามีเวลาว่างแล้ว จริง ๆ เหรอ" ผมตกใจที่ตัวเองมีเวลาว่าง เหมือนจะได้พัก แต่พอมันยังไม่รู้ว่าจะพักอย่างไร บางทีก็เลือกทำกิจกรรมที่คล้ายจะเป็นการพัก แต่จริง ๆ ไม่ใช่ เพราะพลังงานชีวิตไม่ได้ถูกเติมเต็ม แต่กลับอ่อนเพลียกว่าเดิม เช่น การใช้ Social Media นาน ๆ เพียงแค่ฆ่าเวลาให้มันผ่านไป จากนั้นชีวิตก็จะกลับมางานยุ่งอีกครั้ง โดยไม่ทันได้พักจริง ๆ

การสังเกตพบแบบแผนชีวิตเช่นนี้ ทำให้ผมกลับมาฉุกคิดเพื่อวางแผนแบบง่าย ๆ และเลือกกิจกรรมทำได้ทันที โดยผมจะแบ่งงานเป็นแค่ 2 กลุ่ม กลุ่มแรก คือ มีความคาดหวังมาก งานที่เป็นอาชีพ เกี่ยวกับธุรกิจ และ มักจะมีกำหนดส่งงาน อีกกลุ่ม คือ มีความคาดหวังน้อย งานหรือกิจกรรมอะไรก็ได้ ที่เราอยากทำ ที่มันเสริมพลังงานชีวิต ที่เรามักบอกตัวเองว่า "ถ้ามีเวลา ฉันจะทำสิ่งเหล่านี้" เพื่อที่ว่าตอนที่ว่าง ๆ ขึ้นมา จะได้หยิบมาดูและทำเพื่อเสริมพลังได้ทันที เป็นแนวทางป้องกันอาการสับสน โหวงเหวง และล่องลอย ในตอนที่มีเวลาว่างเล็ก ๆ แน่นอนการนอนหลับเป็นส่วนหนึ่งในนี้ แล้วนอกจากนี้ล่ะ จะมีกิจกรรมอะไรได้อีกบ้าง

กิจกรรมเพิ่มพลังชีวิต มักจะมีความคาดหวังน้อย หรือปล่อยวางความคาดหวังได้ง่ายขณะทำ ต่อไปนี้คือตัวอย่าง ที่ผมได้เขียนไว้สำหรับตัวเอง ในช่วงนี้

• การเชิญและฟังเสียงระฆังแห่งสติ
• การฝึกเล่นกีตาร์คลาสสิค และร้องเพลง
• การวาดภาพลายพู่กัน
• การเรียบเรียงหนังสือเล่มใหม่
• การทำวีดีโอ Storytelling ภาษาอังกฤษ
• การเดินเล่นหลังมื้ออาหารเย็น
• การรับรู้ลมหายใจและฝึก Presence
• การนั่งสมาธิที่ระเบียงบ้านรับลมเย็น ๆ
• การไป Gym ออกกำลังกาย

ผมจะคอยอัพเดท list นี้อยู่เสมอ มันช่วยปรับสมดุลชีวิต ในช่วงเวลาที่มีงานล้นมือ แต่ยังพอมีช่องว่างเล็ก ๆ ระหว่างวัน

ทุกวันนี้ ผมยังคงสอนการบริหารเวลา แบบที่แบ่งงานเป็น 4 กลุ่ม ซึ่งยังมีเทคนิคที่มากมายเลยครับ แต่เอาเข้าจริง ๆ ผมก็ต้องบอกผู้เรียนและตัวผมเองด้วยว่า ในช่วงที่มีภาระงานล้นมือ สิ่งที่ผมเลือกจะทำอยู่จริง ๆ ไม่ใช่การนั่งวางแผนงานเป็น 4 ส่วนแล้วนะ แต่คือ การบริหารพลังงานชีวิตตนเองแบบง่าย โดยแบ่งกิจกรรมเป็นแค่ 2 กลุ่ม 

"อะไรคืองานที่มีผลกระทบในทางโลกธุรกิจของเรา (มีความคาดหวังมาก) และอะไรบ้างคืองานที่เสริมพลังชีวิตในยามว่าง (มีความคาดหวังน้อย ปล่อยวางได้ง่าย)"

และถ้าใครสามารถรวมทุกงานที่ทำให้กลายเป็นหนึ่งได้จริง ๆ คือ ทั้งเป็นอาชีพและเป็นกิจกรรมเสริมพลังชีวิตด้วย ก็ขอแสดงความยินดีด้วยอย่างยิ่งครับ

--- รัน ธีรัญญ์

ดร.ธีรัญญ์ ไพโรจน์อังสุธร

• 🟠Certificate in IDG Ambassador by Inner Development Goals (IDG Foundation)
• 🟠Certificate in Mindfulness Master at International Buddhist Studies College of MCU. 
• 🟠Certificate in Oxford Positive Psychology at Oxford International Studies Centre, UK
• 🟠Online Certificate in Managing Emotions in Times of Uncertainty & Stress by Yale University
• 🟠Online Certificate in Emotional and Social Intelligence by University of California, Davis
• 🟠Online Certificate in Positive Psychology: Resilience Skills by University of Pennsylvania

งานเขียนที่เกี่ยวข้อง

• สัมผัสความสุข ณ ที่นี่และขณะนี้

หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

• หลักสูตร การบริการจัดการเวลา แบบมืออาชีพ (Time Management – Stress Less, Success More)